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职场-当好上司的助手 | 作为上司应该怎么做

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每个人都有自己的工作作风,正如你也有自己的一套方法。问题是你既是下属,就必须设法去协助上司们完成任务,达到为公司赚钱的目的。

适应不同上司的工作形式,亦是现代白领必须懂的技巧。如何去适应?一点也不困难,只要本着诚意去与对方接触,摒除一切主观看法或者其他同事的意见即可。

当上司向你委以任务,要先清楚了解对方的真意,然后衡量怎么去做,千万不能因为误会而给自己带来麻烦。

职场-当好上司的助手

白领人士如果能够与上司建立良好的工作关系,将对你的工作有百利而无一害。

做错了事,不要找借口和推卸责任。解释并不能改变事实,承担了责任,努力工作以保证不再发生同样的事,才是上策,同时得学习接受批评。

要令上司信任你和准时完成工作。记着,做任何事都要翻看两次仔细检查,在确认没有错漏时再交到上司面前。谨记工作时限,若不能准时做好,应预先通知上司,当然最好不必这样做,必须圆满地把工作完成,不要等上司催促或告诉你应该怎样去做。与上司保持良好的沟通。这种技巧十分微妙,给上司简洁、有力的报告,切莫让浅显和琐碎的问题烦扰他或浪费他的时间,但重要的事必须先请示他,先斩后奏要不得。

耐心寻找上司的特点,以他喜欢的方式完成工作,不要逞强,更不要急于表现自己。

随时随地,抓紧机会表示自己对他忠心耿耿,永远站在上司这一边。

以你的态度说明一个事实:我是你可以信赖的工作伙伴,我会尽己所能为你排扰解难,应对工作中的每一个细节问题。不要以为上司很愚笨,如果你真的努力这样做,他看在眼里,一定会很明白你的意思,对你日渐产生好感。

听到公司有什么谣言和传闻,可以悄悄地转告上司,以示你的忠心,尽管也许你对打小报告的人嗤之以鼻,但身在职场,有些消息你必须透露给上司,这也是鱼与水的生存之道。不过,你的措词与表达方式特别注意,说话简明、直接最为理想。

上司愿意选择你为他的下属,说明他对你的印象自然不差,你必须摒除对上司的偏见,事事站在上司的立场上替他着想。很多下属对自己的上司,甚至会有以下的批评:他的命运真是太好了,我看办事能力也一般般,如果是我身处在那个职位上,一定干得比他出色,却总是表现出不可一世的样子,只懂得一味批评下属的工作做得不好,一旦问题真正出现之际,他却推卸责任。谁也无法从他那里得到明确的指示,大家都认为他不是一位好上司,可无奈在现实生活里, 每个职员都要服从他的命令。你感到很气愤, 但你要记住一个事实:没有人是十全十美的,在办公室里与其明争暗斗,甚至造成两败俱伤,不如努力与每一个人合作愉快。凡事“小不忍,则乱大谋”,你应该检讨一下自己的态度,学习与办公室里的每一个人做朋友。

试图改变别人的想法是可笑的,因此你不要妄想于短短数月内,便可以完全改变上司的性格。尽管上司没有要求你把过去的工作纪录拿给他看,你也可以把它们整理妥当,主动呈给上司过目,让他晓得你的工作能力,对他忠心耿耿,对方自然会对你增加好感,不再盲目挑剔你的工作方式及处事方法。

在环境条件许可的情况下,要支持、爱戴你的上司。站在他的立场上思考问题,你会发现上司也会有许多不得已的苦衷,无论遇到任何工作上的困难,不可过分依赖上司的帮助,避免与他发生任何正面的冲突,尊敬你的上司,你会发觉对方慢慢开始接纳你的意见。

要争取上司的器重,当然不是一朝一夕,有人认为“比其他人做更多的工作,例如超时工作”是最重要的。其实完全不是这样,新一代的雇主可能有另一种想法:工作并不算繁重,却要超时才可完成,太低能了吧!

所以要使上司对你另眼相看,最实际的是在工作尽责外,还要学懂每一个程序的进行;注意你上司如何做他人的工作,怎样与高层行政人员沟通,其他部门又担任什么角色。如果你成为这个行业的精英人士,上司又岂会忽略你呢?

做好上司助理

虽然每位上司对助理的工作期望各不相同,然而,只要掌握以下诀窍,必能成为称职的左右手。

①无论何时与上司在一起,都要随身携带笔、纸。这等于向他保证,你尊重他的讲话,你将会一字不漏地遵守指示。

②分门归类,整理好办公文件,以便上司需要某些资料时,你能做到有的放矢,切忌像无头苍蝇那样毫无目地地到处乱翻。

③不要让传真和推销电话之类的小细节打扰上司,浪费上司的时间。自行处理这些琐事。

④正确、清晰地写下电话留言。适时拿给上司。

⑤记下上司给你的姓名和电话号码,以备将来查询。既然是上司交给你的,那必有它的用武之地,说不定哪天上司会忽然需要它们呢。如果名字是一个不熟悉的供应商,除了公司的名称之外,试着依照性质将名字归档。

⑥利用约会簿记下上司的所有约会,包括私人约会。

⑦建立备忘档案。这对归类自己或上司日后要回复的信件特别有帮助。

⑧了解你的上司正在从事的工作以便在他工作繁忙分不开身时,能协助服务客户。

⑨仔细复查你的工作。许多上司忙得没有时间修改和校对。仔细检查信件上的姓名和地址,不要拿文法上的错误打扰你的上司。

领会上司的意图

上司让助理李眉就全年的工作写份工作总结报告,并且嘱咐说“越详细越好”。李眉调查情况就花了几个星期的时间,把一年的工作事无巨细都写了出来。上司看了洋洋洒洒万字之多的报告,摇头表示不满。原来上司的意思是,希望总结得详细一些。可是李眉不理解详细是指产品质量及生产方面,而在事务上“详细”写,却连上司组织了几次会议出了几趟差,公司搞了几次请客吃饭都写得清清楚楚。上司面对这份报告,无可奈何。最后只好自己动手重新写了一遍。

李眉对于上司的意图,实际上并没有心领神会,而只限于机械简单地理解执行。看来,心领神会至关重要。

为了领会上级意图,当你接受上级的指示或吩咐的时候不妨问得再清楚些,不要有太多的顾忌心理,而模棱两可地去执行,那样以后麻烦的还是自己,也不要上级说了什么,就想当然地认为完全理解了。首先得明白这项工作在整体工作当中处于什么样的地位,也应该明白上司正处于什么样的需求和心理状态,同时应该根据上司一贯的思想意图和工作作风来加以完整地理解。要做好上司的助理,重要的是要领会上司的意图。上司的意图有时不会直截了当地表达出来,需要下属仔细揣摩去做。下属在平时就得深入观察,仔细揣摩,熟谙上司的习性,这样才能正确地理解上司的意图。否则在具体执行过程中,就会发生很大偏差,甚至与上司的想法完全背道而驰。

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