当别人传递给你一通电话留言，你希望知道的，是何时与何人打过这通电话给你。当然，如果还能知道何故、何地或何事，对你更有帮助。称为他人传达电话留言时，自然应该取得这些资讯。当你确定自己能做到这几点时，你就展现出良好的商业礼仪。
精确，记下来电者的全名，确定无误，抄下对方电话号码，如果可能的话，也问及对方便于回电的时刻。
即时，尽速传达讯息，告诉同事有人来电。但仅把字条搁在他办公桌上，别以为他便会立刻留意到它。
在电话访客方面，也要让他安心，告诉他只要同事有空或回到公司，你一定马上把留言交给他。提供来电者资讯时，要刻意维持自己的专业姿态。你可以说，你这位同事去参加研讨会，要到傍晚才会回到公司。可是你再进一步讨论到研讨会的主题，地点，甚至主动提供细节，恐怕就欠妥当了。你不认识对方，多说无益，甚而祸从口出，可能会为你的同事带来困扰。此处，就要运用那四个。字口诀了：礼貌 Bepolite 、友善 Befriendly 、专业 BeprofessiOnal、谨慎 Be cautious。
顺便一提，另外还有一个。字也应该牢牢记住：
要能回应 Beresponsive;沟通的悲剧在于缺乏回应。此处提到的是一般通讯，你若答应回电或回信，就要履行自己的承诺。卡通插画家寇尔提醒我们$不回信和不回电就表示其人的教养不够。
