商务信函的要求
一 完整
在写信时，为了避免传输错误信息，务必使书信的基本内容“按部就班” 、完整无缺。
例如，在信文中提到收到对方来信，或是在末尾落款时，不可一笔带过，而应准确到具体日期。一般要求写明何月何日，必要时还须写明何年何月何日何时。
在书写信封时，双方的邮编不可缺少。另外，在书写收信人及发信人地址时，要力求其完整，而不宜采用简称。惟有如此，方能确保书信被及时送达，或是因故被退还时不至于丢失。
二 清楚
书写信函时，必须使之清晰可辨。要做到这一点，须注意以下四个方面：
（１）字迹要清楚，切勿潦草、乱涂乱改。
（２）要选择耐折、耐磨、吸墨、不洇、不残、不破的信纸、信封，切勿不加选择，随意乱用。
（３）要选用字迹清楚的笔具与墨水。在任何时候，都不要用铅笔、圆珠笔、水彩笔写信，红色、紫色、绿色、纯蓝等色彩的墨水也最好别用。
（４）在书信里叙事表意时，要层次明、条理清，有头有尾，切忌天马行空、云山雾罩，令人疑惑丛生，不知所云。这是写商务信函要特别注意的一点。
三 简洁
写信如同作文一样，同样讲究言简意赅、适可而止。在一般情况下，写信应当“有事言事，言罢即止” ，切勿洋洋洒洒、无休无止。
当然应当避免为使书信简洁而矫枉过正，走向另一个极端，过分地惜墨如金，而使书信通篇冰冷乏味。
四 正确
在写信时，不论是称呼、叙事，还是遣词造句，都必须做到正确无误。
在信中，杜绝出现错字、别字、漏字、代用字或自造字，也不要为了省事，而用汉语拼音或外文替代不会写的字。
在书写收信人姓名、地址、职务及尊称时，不允许出现任何差错。
书写信封时，在收信人姓名之后书写的称呼如“同志” 、“先生” 、“小姐”等等，是专供邮递员或带信人使用的，而并非是发信人对收信人所用的称呼，因此像“大人” 、“爱妻” 、“小弟”之类的私人称呼，是不宜出现的。
五 礼貌
写信人在写信时，要像真正面对收信人一样，以必要的礼貌，去向对方表达自己的恭敬之意。其中的一个重要做法，就是要尽量多地使用谦词与敬语。
例如，在信文前段称呼收信人时，可使用诸如“尊敬的” 、“敬爱的”一类提称词。对对方的问候必不可少，对对方亲友亦应依礼致意。在信文后段，还应使用规范的祝福语，等等。
商务信函的格式
商务信函主要是为开展业务而用的，其格式与一般书信有所区别，主要有：
一 称谓
商务信函的称谓应郑重，私人信函中过分亲昵的称呼在这里是不适用的。
对于相对熟识的人，你可以称“ × × × 先生”或“ × × × 女士” ，对于一般熟识的则可以称其职务。这里的“熟识”可以是仅指通信联系而从未谋面的情形。西
方此类信函在上述称谓的前边加“亲爱的” ，我国习惯上加“尊敬的”一类词。
商务信函在许多情形下是写给不知姓名的人的，此时的称呼可以有以下情形：只称其为“先生”或“女士”（或“小姐”） ，且在前边加上“尊敬的”一类字眼以职务相称，如“经理先生” 、“编辑女士” 、“主持人小姐”一类均是。此外，这种情况下不能用太过泛泛的称谓，否则可能收不到良好效果，比如称“有关人士台鉴” ，“有关人士”就可能觉得与己无关而搁置一边。当然，如果能够通过一些渠道打听清楚你要联系的人的姓名，要更好一些。
二 结尾
结尾的落款要求和开头相对应，开头是哪种关系程度的称呼，落款也应是相应的程度。比如，称呼是连姓带名的“ × × × 先生” ，落款就是连姓带名的“ × × × ” ；称呼是不带姓的“ × × 先生” ，落款就不带姓。大企业、大单位的商务信函往往是打印的，但落款处还要有亲笔签名。
三 信笺和信封
一般的企、事业单位都有自己的专用信笺和信封。对于高规格的业务活动来说，对此两项也有比较严格的要求。一般来说，信笺、信封都应有单位的名称、徽标以及地址、电话，样式上应稳重而具有吸引力，质地上尽可能优良，印刷上尽可能优美，借以表明单位的实力和形象。
附英文商务信函范文一则
２０ May ２００３（Date Line 日期）
Kee & Co ．， Ltd
３４ Regent Street
London ， UK（Inse Address 收信人地址）
Dear Sirs ：（Salutation 称呼）
We have obtained your name and address from Dee & Co ． Ltd ， and we
are writing to enquire whether you would be willing to establish business re-
lations with us ．
We have been importers of shoes for many years ． At present ， we are in-
terested in extending our range and would appreciate your catalogues and
quotations ．
If your prices are competitive we would expect to place volume orders
on you ．
We look forward to your early reply ．（ Body 信文）
Yours faithfully（Complimentary Close 客套结束语）
Tony Smith（Signature Block 签名栏）
下一篇：迎候接待 | 迎宾接待
